近日,江苏高养参加了江苏交控企业集团数字档案室建设试点验收会议。此次验收由江苏交控邀请省档案馆、省属国企档案及信息化专家进行,通过现场听取工作汇报和技术汇报,观看系统演示,审阅相关资料。专家组评价江苏高养数字档案室达到了预期目标,顺利通过验收,标志着江苏高养在信息化档案管理方面迈出了重要一步。
健全档案管理体系 提升管理效率
在档案管理方面,公司进行了全面的规范和优化。首先,搭建了档案管理网络,明确了责任划分,理顺了档案收管存用流程,并加强了监督检查,形成了全员重视、紧密协作的档案工作新格局。其次,采用了“前端管理”理念,将文件关联、归档查询、保管期限、归档格式等需求前置于业务系统,通过对业务系统的“流程重构”,减少了管理环节的重复与疏漏,提升了工作效率。第三,实践了交控系统统建共享的档案系统模式,新电子档案管理系统更加方便、快捷,保证了档案的安全和完整。
配备先进软硬件设施 防守安全底线
公司将安全保密体系建设贯穿试点项目实施的全过程。构建了人防、物防、技防的“三位一体”安全保密工作体系,确保了系统数据安全;形成了完善的防灾方案和备份策略,开展了在线和离线备份,并制定了档案工作应急处置预案,提高了突发事件应对处置能力;选择符合规定的档案库房和加工场地,配备先进的档案管理设备,提升了档案库房的现代化管理水平,保证档案实体安全。
构建丰富档案资源体系 推进数字化进程
公司优化了档案资源结构,拓展了档案资源收集范围,并加强了档案资源的质量管控。扎实推进档案数字化转型,现公司形成传统档案4.2万卷/件,其中管理类、养护类、设备类、科研类等核心档案数字化2.6万卷/件,计115.24万页,实现应数字化率100%;持续推进增量档案电子化,已实现江苏交控OA系统、电子采购系统在线归档,2023年共计自动归档2000卷/件,为后续单套制归档奠定良好基础。
建设特色专题数字库 深化数字赋能
秉持厚积薄发、藏以致用的理念,结合档案自身特点与经营特质,公司积极开展专题数据库建设。目前,已成功建成机构沿革档案、科技创新成果档案和纪录3个专题数据库,为“数字交通”档案资源奠定了坚实基础。这一成果不仅体现了对档案工作的创新探索,也为未来数字档案馆的资源优化、智能检索和智能利用提供了有益经验。
下一步,公司将继续深耕档案管理工作,持续推进档案信息化建设,强化信息安全保障,拓展档案服务范围,提升档案利用效率,推进企业数字档案向未来智慧档案的发展,充分发挥档案的价值和作用。